Technique de Secrétariat de Direction
QCM Technique de Secrétariat de Direction — Préparation complète à la certification
Le secrétariat de direction est une fonction pivot entre le dirigeant et son environnement. Le technicien maîtrise l’organisation de l’activité de la direction (agenda, réunions, déplacements), la production de documents professionnels (lettres NF Z 11-001, notes de service, comptes rendus, PV, rapports, mémos), la gestion du courrier et des communications, le classement et l’archivage, ainsi que la maîtrise des outils numériques (traitement de texte avancé, tableur, GED, messagerie, agenda partagé, diaporama).
Ce QCM couvre l’ensemble du programme : rôle du secrétaire de direction, gestion d’agenda, ordre du jour, compte rendu, procès-verbal (PV), note de service, mémo, bordereau d’envoi, lettre commerciale (forme personnelle, norme NF Z 11-001), publipostage (mailing), prise de notes en réunion, convocation, accueil téléphonique, gestion du courrier entrant, classement alphabétique, archivage et durées légales, GED, tableau de bord, organigramme, base de données de contacts, agenda partagé, traitement de texte avancé (styles, sections, tables des matières), tableur, diaporama, notes de frais, fournitures de bureau, planification de déplacements, confidentialité, discrétion, RGPD, communication interculturelle et polyvalence.
Les pièges classiques : ordre du jour = avant la réunion vs compte rendu = après la réunion vs PV = document officiel à valeur juridique ; note de service = interne (direction → personnel) vs lettre commerciale = externe (client, fournisseur) ; classement alphabétique = par nom/mot directeur (rapide sans index) vs chronologique = par date ; publipostage = fusion document type + base de données (personnalisation automatique) ; discrétion = ne pas divulguer les infos sensibles (pas refuser de travailler) ; RGPD = traitement licite, limité, sécurisé des données personnelles (pas publier en ligne).
Ce questionnaire évalue les compétences fondamentales du programme : rédiger des documents professionnels conformes (lettres NF Z 11-001, notes, comptes rendus, PV, mémos, rapports de synthèse), organiser l’agenda et les réunions (ordre du jour, convocations, suivi des décisions), gérer le courrier et les communications (accueil téléphonique, filtrage, enregistrement), maîtriser les outils bureautiques (Word avancé, Excel, Outlook, PowerPoint, GED), assurer la confidentialité et le respect du RGPD, gérer les priorités et faire preuve de polyvalence, et organiser les déplacements et notes de frais.
